Bénéficiez de nombreux avantages en adoptant dès à présent un processus 100% automatisé pour le traitement des factures clients et fournisseurs.
La dématérialisation des factures permet d’automatiser la réception et la saisie des factures clients et fournisseurs. De cette façon, le circuit de validation est accéléré avec un workflow électronique. Cela permet également de relier des factures à leurs bons de commande et leurs bordereaux de livraison automatiquement.
Le but est de pouvoir archiver toutes les données de facturation au format numérique dans un même lieu de stockage disponible à tout moment.
Il est donc possible d’assurer le suivi des factures envoyées et leurs statuts en quelques clics seulement.
Avec le processus de dématérialisation des factures clients et fournisseurs les bénéfices pour l’entreprise sont nombreux et on constate immédiatement :
- Une forte diminution des coûts liés à la gestion de la facturation.
- Une réduction des ressources engagées et plus de temps pour d’autres tâches.
- Un traitement et une gestion conforme à la réglementation.
- Des délais de paiement fortement raccourcis.
- Une meilleure relation clients et fournisseurs.
- Plus de visibilité sur la comptabilité.
- Une productivité accrue des collaborateurs de l’entreprise.
Le suivi de facturation électronique est une solution fiable et pratique qui s’adapte à toutes les politiques d’entreprises. Le système de dématérialisation de factures est en parfaite adéquation avec les différents formats de données utilisés au sein des sociétés. Ce concept de facturation qui tend à se généraliser permet de diminuer les erreurs liées à une saisie manuelle. Il y a moins d’échanges administratifs et c’est donc un gain de temps appréciable au quotidien. Le cryptage des données lors de l’envoi d’une facture permet une transmission en toute sécurité.
La dématérialisation pour une gestion simplifiée des factures fournisseurs.
La dématérialisation des factures fournisseurs c’est quoi ? Cela est la lecture automatique des factures via des outils technologiques OCR, RAD, LAD qui permet de les envoyer électroniquement. Les informations qui figurent sur la facture sont intégrées de façon automatique à une GED (Gestion Electronique des Documents) ou directement au sein de l’ERP comptable. Le fournisseur envoi les données de la facture par voie numérique grâce à un système d’échange de données informatisé, puis ces informations sont enregistrées et vérifiées avant la mise en paiement à l’échéance indiquée.
Optez pour une comptabilité fournisseurs dématérialisée pour éviter d’avoir à traiter les factures manuellement. A la clé, l’entreprise gagne une facturation gérée simplement et avec plus d’efficacité.
Chaque facture est traitée dès sa réception à travers les étapes d’indexation et de numérisation, puis le workflow vous la soumet pour validation avant que celle-ci intègre automatiquement votre ERP. Par la suite, on peut retrouver les factures dans le système d’archives sécurisées.
La centralisation des factures dans un seul espace permet d’automatiser les tâches comptables, que ce soit pour valider les factures, suivre les paiements ou envoyer des relances.
Les factures restent accessibles en permanence et pourront servir de preuve lors d’un litige, ou de justificatif pour un contrôle fiscal.
La dématérialisation est une solution complète qui offre un dispositif de gestion sur mesure intégré à vos systèmes informatiques. Le système d’archivage à valeur probatoire permet de répondre à l’ensemble des exigences réglementaires.
Optimisez votre comptabilité en passant à la facturation électronique pour les factures clients.
Avec la facturation électronique vous gagnez du temps et optimisez vos procédures de traitement des factures clients. Toutes vos factures numériques sont collectées et traitées instantanément pour que vous puissiez les envoyer à vos clients de manière sécurisée.
Elle offre des avantages immédiats, comme le fait de voir ses coûts divisés de moitié et les délais de traitement réduits. Les factures sont transférées automatiquement en temps réel sous le format de votre choix. C’est aussi une solution qui permet d’éviter les erreurs et les litiges.
En effet, les factures clients et fournisseurs sont des documents importants. L’assujetti à la TVA peut déduire la taxe qu’on lui facture. Si celle-ci n’est pas en accord avec la loi en vigueur, l’entreprise peut être pénalisée par une amende pour chaque élément manquant. Cela peut causer un préjudice considérable aux relations clients et fournisseurs.
Découvrez les différents types de facturation électronique.
La facturation électronique est jalonnée par la directive européenne 2010-45 CE. Cette directive informe sur tous les moyens de facturation électronique à disposition des entreprises. Il y a l’EDI, le PDF signé et le PDF simple qui permettent l’intégrité des données pour les audits et les contrôles. Ces moyens de facturation permettent d’avoir une vue d’ensemble du processus de dématérialisation.
On distingue les factures structurées qui ont une syntaxe et un balisage qui permet aux utilisateurs l’identification des informations importantes à partir du nom d’un client, d’une référence de commande par exemple.
Et il y a les factures non structurées qui sont transmises avec un format électronique que l’on ne peut pas modifier comme un PDF.
Les différents points de conformité du processus de dématérialisation des factures clients et fournisseurs au sein des entreprises.
La dématérialisation est un processus automatisé qui respecte tous les points de conformité en terme d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité.
Cette méthode de gestion de la facturation client et fournisseur assure aux entreprises une bonne identification de l’émetteur, un contenu qui n’a pas été modifié, une clarté des éléments figurant sur la facture.
L’ordonnance du 26 juin 2014 définit l’usage de la dématérialisation de factures fournisseurs pour les marchés publics. Selon un calendrier pré-établi, les fournisseurs de l’état (collectivités, établissements publics…) devront prochainement tous passer à la facturation électronique. Le calendrier envisagé est le suivant:
- Au 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes sociétés
- A compter du 1er janvier 2018 : obligation pour les sociétés de taille moyenne.
- Dès le 1er janvier 2019 : obligation pour les petites sociétés.
- Au 1er janvier 2020 : obligation pour les micro-entreprises.
La dématérialisation s’installe pour de bon avec la mise en application de la loi Macron.
La mise en application de la loi Macron engage les entreprises et les collectivités dans la voie de la dématérialisation.
En 2016, la réglementation a fait évoluer la signature électronique afin de rassurer les entreprises sur la légalité des documents signés numériquement et de les inciter à changer leurs habitudes dans le but d’adopter une meilleure gestion globale.
Mais depuis la mise en application de la loi Macron, la dématérialisation de factures et de documents est encore plus valorisée.
L’article 220 informe sur l’obligation d’adopter un processus permettant la justification de l’identité et de l’intégrité des documents pour l’administration et les tiers. La loi Macron rend donc l’adoption d’un dispositif dématérialisé obligatoire sécuriser totalement des documents lors de leur transmission à leur destinataire.
La facturation électronique s’inscrit dans la révolution digitale qui se poursuit depuis plusieurs années, c’est une nouvelle façon de travailler et de communiquer pour plus de garanties.
LOCARCHIVES, spécialiste en processus de dématérialisation de documents dispose de solutions adaptées pour vous aider à instaurer un nouveau système de facturation électronique. Notre équipe est à votre écoute pour vous accompagner dans votre future organisation de traitement des factures clients et fournisseurs, et répondre à vos questions.
